Hướng Đạo Và Hội Họp
Hướng đạo là một phong trào giáo dục theo phương pháp Hàng đội, mọi hoạt động đều xuất phát từ các buổi họp. Bởi thế, khi đọc cuốn: Chuẩn bị, điều khiển và lượng giá buổi họp (Konferenzen erfolgreich vorbereiten, leiten, auswerten) của Tiến sĩ Karlfried Hans, tôi thấy cần phải ghi lại những kinh nghiệm qúy giá này cho các bạn.
Cuốn sách được viết cho các nhà Quản trị, Giám đốc, Chủ sự, Trưởng phòng… những người trực tiếp liên hệ tới việc tổ chức hội nghị, hội họp, thảo luận. Nhưng nó cũng được viết cho Bạn và tôi, những người thường xuyên tổ chức các buổi Họp đội, Họp đoàn. Bởi vì “hội họp”, “hội nghị”, “hội ý” hay “đại hội”, “nghị hội”… thì nội dung cũng chỉ là một. Trao đổi tin tức, đóng góp ý kiến, để tìm ra kết luận chung.
Kinh nghiệm của Tiến sĩ K. Hans, hiện là Giám đốc Viện đào tạo Quản trị gia, sẽ được tóm lược trong ba đề mục: Chuẩn bị – Điều khiển – Lượng giá và Hướng dẫn thêm… dưới tiêu đề: Hướng đạo và Hội họp. Để những người đang sinh hoạt trong Phong trào có thể tham khảo.
A. Chuẩn bị Buổi họp
Chuẩn bị chu đáo là yếu tố quan trọng đem lại thành công cho một buổi họp. Thiếu chuẩn bị thì kết quả chẳng ra gì. Trái lại, nếu được chuẩn bị chu đáo. Bởi thế, bạn hãy nâng cao tầm quan trọng của việc sửa soạn. Tôi đề nghị với bạn một bản hướng dẫn thứ tự cho công việc này.
1. Chủ tọa
Một nguyên tắc từ xưa: Khi có từ ba người trở lên ngồi họp bàn chuyện gì với nhau, thì một trong ba người ấy phải nắm giữ vai trò điều khiển. Người điều khiển hay còn gọi là Chủ tọa thường được đề cử khi bắt đầu buổi họp, như vậy người ấy sẽ không thể nắm vững nội dung, theo dõi tiến trình thảo luận và các giải pháp sẽ được áp dụng.
Người được đề cử điều khiển buổi họp (hay Đội trưởng, Đoàn trưởng làm chủ tọa) cần phải chuẩn bị nội dung buổi họp, địa điểm và giờ giấc, tiến trình thảo luận và giải pháp cho các vấn đề đưa ra thảo luận. Do vậy mà việc đề cử càng sớm càng tốt. Trong Hướng đạo có một thói quen không nhất thiết Đội trưởng hay Đoàn trưởng luôn luôn chủ toạ các buổi họp, mà có thể Đội phó họp đội, Phụ tá hay Đội trưởng nhất họp đoàn… Giao trách nhiệm là cách giáo dục và học việc hay nhất.
2. Thông báo
Bạn muốn mọi việc phải được chuẩn bị kỹ càng và các tham dự viên cũng muốn biết họ sẽ bàn gì? Bởi thế chương trình buổi họp gồm các đề mục và thời gian thảo luận, phải được viết trên “giấy trắng mực đen” và gởi tới các tham dự viên trước ngày họp. Gởi đi càng sớm càng tốt cho họ có thì giờ suy nghĩ, chuẩn bị để khỏi mất thì giờ trong buổi họp.
Trong nhiều buổi họp người ta thường tránh các mục “linh tinh” hay “các đề mục khác”… những mục này chiếm mất nhiều thì giờ mà không cần thiết. Dĩ nhiên đôi lúc cũng có những sự việc bất ngờ cần thảo luận, thì ngay lúc khai mạc bạn đưa ra biểu quyết, xem có cần thiết đưa vào chương trình họp hay không và sẽ phải bỏ đề mục nào thay thế. Tóm lại, bạn hãy gạch bỏ trên căn bản các mục “linh tinh” trong chương trình họp.
Nội dung Chương trình:
Thu Xếp Ước Ghi
Thu thập đề mục cần thảo luận
Xếp đặt ưu tiên các đề mục
Ước tính thời gian cần cho từng đề mục
Ghi rõ tất cả chương trình nghị sự
3. Địa điểm
Địa điểm họp cần yên tĩnh, tắt điện thoại và những người không phận sự miễn vào… Một tiếng gõ cửa, một điện thoại reo có thể làm cho suy nghĩ bị đứt đoạn và tư tưởng ngắt quãng, phải vất vả lắm mới mang lại không khí buổi họp trở lại bình thường. Để những người bên ngoài khỏi quấy rầy, bạn nên gắn ở cửa phòng câu này: “Đang họp - Cấm vào”
Ngoài các dụng cụ cần thiết cho buổi họp như giấy bút và hình ảnh… bạn đừng quên đồng hồ, nó sẽ giúp cho bạn - người chủ tọa - và tất cả tham dự viên có thể tự kiểm soát và kiềm chế mình, không cần ai nhắc nhở, vì ai cũng thấy được “thời giờ đang trôi đến đâu rồi!”. Đồng hồ có “tác dụng tốt” nên cần đủ lớn cho mọi người cùng thấy.
4.Thời điểm
Thời gia lý tưởng cho các buổi họp từ 9-11 giờ và từ 14-16 giờ. Đó chính là thời gian người ta tập trung tốt nhất và đạt năng xuất cao nhất. Buổi họp ít thành công khi được tổ chúc ngay trước hoặc sau bữa ăn, vì đó là thời gian cái đầu nhường chỗ cho cái bụng làm việc.
Sau mỗi giờ họp cần phải có thời gian Giải lao, bởi không ai có thể tập trung làm việc liên tục quá một giờ, vậy hãy nghỉ giải lao trước khi người ta mệt mỏi. Thời gian giải lao khoảng 10 phút, quá 10 phút thì không còn tương xứng với chữ giải lao nữa, vì sau đó khó tìm lại được những mấu chốt đã bàn qua.
5. Biên bản
Kết quả của buổi họp phải được ghi rõ trong một Biên bản, do đó bạn phải đề cử người ghi chép trước khi khai mạc. Biên bản không phải là một bản tường thuật, nên chỉ cần ghi những điểm chính và những quyết định cho từng đề mục được thông qua.
Trong những Kỳ họp nhiều ngày, bạn nên đề cử tham dự viên tuần tự thay phiên làm biên bản, tránh trường hợp một người phải làm việc đó liên tục một mình. Sau mỗi ngày họp, nên tóm lược lại những điểm chính. Biên bản cuối cùng nên đọc lại trước khi bế mạc kỳ họp.
B. Điều khiển Buổi họp
Trong phần 1 (Chuẩn bị một Buổi họp) tôi đã nhấn mạnh đến vai trò quan trọng của người Chủ tọa. Phần này ta sẽ đi sâu vào chi tiết những nguyên tắc mà người điều khiển cần phải tuân thủ.
1. Khai mạc
Trước hết, với cương vị chủ tọa, bạn hãy khai mạc buổi họp đúng giờ, bất kể có bao nhiêu người hiện diện. Vì nếu để những người đúng giờ bị phạt ngồi đợi người không đúng giờ, thì những kẻ đến trễ này sẽ tiếp tục đến trễ vào những buổi họp tới. Đúng là vòng luẩn quẩn khó chịu. Những kẻ đến trễ thường vì lơ là không quan tâm hay cố tình đến trễ cho ra vẻ mình lúc nào cũng bận rộn.
Bởi thế, bằng bất cứ giá nào, bạn cũng phải khai mạc đúng giờ. Trường hợp các tham dự viên chưa đầy đủ, bạn có thể mở đầu bằng một câu chuyện thời sự, một tin tức mới nhất trong nội bộ khoảng chừng 5 phút, câu chuyện hoàn toàn không dính líu gì đến những đề mục trong cuộc họp, và trong suốt buổi họp cũng không nhắc lại những chuyện ấy. Đây là thời gian lấy trớn, gián tiếp chờ đợi và cũng là một cách cảnh cáo những người đến trễ.
Giải pháp cứng rắn hơn, kẻ nào đến trễ vào lúc một đề mục đang được thảo luận, người đó bị cấm phát biểu, không được có ý kiến và cũng không được tham gia biểu quyết vấn đề đó. Tại nhiều cơ sở có các buổi họp định kỳ, người ta áp dụng cả đến phương pháp “phạt tiền”. Người đến trễ phải nộp phạt 5 hay 10 đồng, số tiền phạt thu được sẽ do toàn thể tùy ý sử dụng. Nhiều nơi thành công đến nỗi cả năm chẳng thu được đồng nào.
2. Mở đầu
Là chủ tọa, bạn không nên đi ngay vào đề tài, mà nên dùng ít phút đầu để khởi động không khí buổi họp. Ai cũng cần có thời gian … lấy trớn. Cũng như khi nhảy xa nếu bạn đứng tại chỗ mà nhảy thì chẳng xa được bao nhiêu. Khoảng lấy trớn này cốt để các tham dự viên làm quen với nhau,
Trong phần khai mạc, bạn cần xác định rõ là buổi họp chỉ thảo luận quanh các ý kiến và đề nghị liên quan đến đề tài mà thôi, hay phải biểu quyết đưa ra quyết định chung cho từng đề mục. Nhờ vậy các tham dự viên mới biết mình sẽ phải đi con đường nào và đi tới đâu?
3. Điều hợp
Khi một buổi họp không đạt được kết quả tốt đẹp hay không thành công, lỗi hầu hết là do người Chủ tọa. Hoặc người đó không chuẩn bị kỹ, hoặc ông ta không đủ khả năng điều hợp. Vậy, nếu bạn là người chủ tọa, nên tuân thủ năm nguyên tắc và những gợi ý dưới đây, để cho buổi họp có được kết quả tốt nhất trong thời gian ngắn nhất.
a) Lắng nghe người khác
Chăm chú nghe người khác nói, thích thú với những ý kiến của họ, chính là phương cách tạo thiện cảm, và là nghệ thuật “chiếm lòng người không cần lời nói”. Đối với bạn là người chủ tọa, thì sự chú ý lắng nghe người khác lại càng quan trọng hơn nhiều.
Dĩ nhiên là chủ tọa thì bạn cũng cùng thảo luận với các tham dự viên, bạn cũng phát biểu những ý kiến riêng. Nhưng bạn không bao giờ phát biểu ý kiến đầu tiên, và không ý kiến quá 20% so với các tham dự viên khác, nếu không thì bạn đang cố tình lôi kéo các tham dự viên đi theo ý mình.
Thí dụ dễ hiểu hơn: Bạn là một nhạc trưởng của ban nhạc đại hòa tấu, bạn có quyển quyết định cho một nhạc công chơi lúc nào và bao lâu. Nhưng, bỗng nhiên bạn nhảy đại xuống sàn chơi, chớp lấy cây đàn rồi mặc sức gảy.
b) Đặt câu hỏi đúng cách
Với tư cách chủ tọa, khi bạn đặt câu hỏi mà các tham dự viên nín thinh, thì chắc chắn là bạn đã đặt câu hỏi không đúng chỗ, đúng lúc… Theo Triết gia Socrates: Câu hỏi chính là phương thức tao nhã để hướng dẫn toàn bộ một cuộc nói chuyện. Bạn có thể dùng câu hỏi để lái câu chuyện theo ý mình một cách nhẹ nhàng, thoải mái.
Kỹ thuật đặt câu hỏi là “dụng cụ” của nhiều lãnh vực khác nhau: khoa sư phạm, tâm lý, thương thuyết, buôn bán và cả y tế nữa. Vậy nhất định bạn phải học cách đặt câu hỏi. Tôi đề nghị với bạn bốn loại câu hỏi được dùng trong các buổi họp:
- Câu hỏi mở: chủ tọa thường dùng để mở đầu cuộc thảo luận hay khi chuyển sang đề tài mới. Thí dụ: Xin qúy vị cho biết ý kiến … hoặc: Liệu chúng ta còn giải pháp nào nữa không ? Những câu hỏi mở cần được xử dụng càng nhiều càng tốt, tạo dịp cho các tham dự viên nhập cuộc thảo luận. giúp bạn nhanh chóng giải quyết được nhiều vấn đề. Và đặc biệt với loại câu hỏi này, bạn có thể lôi kéo được các thành viên ít phát biểu hay ngại đưa ra ý kiến riêng.
- Câu hỏi đóng: người được hỏi thường chỉ có thể trả lời “Có” hay “Không” hoặc chỉ có thể trả lời được một câu ngắn rồi chấm dứt. Thí dụ: Anh cũng nghĩ như vậy chứ ? hoặc: Đây có phải ý kiến cuối cùng của anh không ? Tuy nhiên, không nên xử dụng nhiều vì nó giống như một cuộc tra vấn, gây bất mãn cho các tham dự viên và làm tê liệt cuộc thảo luận. Bạn chỉ nên xử dụng khi cần làm sáng tỏ một vấn đề hoặc lấy biểu quyết cho một chuyện gì đó.
- Câu hỏi dẫn dụ: là câu hỏi lôi kéo người khác đi theo mình, cố tình dẫn người khác tới câu trả lời mà mình muốn. Thí dụ: Hẳn qúy vị cũng đồng ý với tôi là … hoặc: Chúng ta có thể chấm dứt đề mục này được chứ ? Những câu hỏi loại này là hành vi áp đặt trá hình. Bởi thế, bạn nên xử dụng nó một cách hết sức thận trọng, chỉ khi nào thực sự cần thiết như cần cắt đứt những ý kiến dông dài hay chấm đứt buổi họp.
- Câu hỏi dây chuyền: là câu hỏi được lồng vào một chuỗi những câu hỏi, và các tham dự viên sẽ chỉ quan tâm đến câu hỏi mà chủ tọa muốn bàn. Thí dụ: Giờ thì chúng ta đi sâu vào từng vấn đề, bắt đầu từ câu hỏi thứ nhất, yêu cầu qúy vị cho ý kiến… hoặc: Liệu chúng ta có thể bắt đầu thảo luận từ điểm cuối cùng là vấn đề… Trái với câu hỏi dẫn dụ là áp đặt câu trả lời mình muốn, câu hỏi dây chuyền dồn tham dự viên vào việc trả lời câu hỏi mình muốn.
c) Gạt bỏ những gì ngoài đề tài
Là một người chủ toạ, bạn phải biết gạt bỏ ngay những gì không nằm trong đề mục thảo luận, nếu không muốn cuộc thảo luận kéo dài và không đi đến một quyết định nào cả. Mỗi đề mục thảo luận hoặc một câu hỏi đặt ra cần phải có câu trả lời rốt ráo.
Một ý kiến ra ngoài đề, bạn cần chấm dứt khéo léo như: Đây là một ý kiến hay và chúng ta sẽ bàn đến trong một dịp khác … hoặc: Chúng ta hãy tạm gác đề tài này qua một bên, vì hôm nay chúng ta không có nhiều thì giờ. Đó là cách gạt bỏ những gì không nằm trong đề mục thảo luận, mà người có ý kiến lạc đề cũng hài lòng vì được chủ tọa quan tâm.
Nhiệm vụ của chủ tọa là phải giữ cho buổi họp đi sát chương trình và đạt được kết quả. Chính vì thế nên bạn có quyền và có nhiệm vụ quyết định mọi việc trong khuôn khổ một buổi họp.
d) Tóm tắt những gì đã thảo luận
Buổi họp cũng giống như một bài Luận văn, gồm Nhập đề, Thân đề và Kết luận. Trên căn bản, kết là phần tóm tắt những gì đã được nhắc đến trong phần trước. Phần kết của buổi họp người ta gọi là Biên bản. Nhưng trong suốt buổi họp thỉnh thoảng người chủ tọa nên tóm tắt những gì đã thảo luận, để các tham dự viên nắm vững và không lặp lại.
Trong những buổi họp có nhiều đề mục, bạn nên tóm tắt khi một vấn đề được thảo luận xong, để mọi người bước sang đề mục mới, hoặc tóm tắt sau một thời gian thảo luận nhất định. Điều này giúp cho các tham dự viên dễ tập trung vào từng đề tài thảo luận, theo dõi được tiến trình buổi họp và đặc biệt giúp cho người ghi biên bản được dễ dàng.
e) Nhắc lại những điều đã đúc kết
Trong buổi họp, chủ tọa nên nhắc lại những điều đã được đúc kết, giúp cho các tham dự viên có cái nhìn bao quát về buổi họp và những giai đoạn đã đi qua. Giống như xây dựng một cây cầu, ta cần kiểm tra lại những cột trụ giữa dòng sau mỗi nhịp.
Bạn cũng có thể nhắc lại những điều đã đúc kết khi cuộc thảo luận trượt ra khỏi vấn đề chính, khi cuộc tranh cãi kéo dài hay không khí của buổi họp bắt đầu ngột ngạt … Nhờ việc nhắc lại này, các tham dự viên nắm được kết quả đã đạt được, lấy lại cảm hứng cho buổi họp và trở lại những điểm chính yếu của cuộc thảo luận.
Tóm lại:
Là người chủ tọa, bạn phải tuân thủ năm nguyên tắc căn bản nêu trên, các nguyên tắc này áp dụng cho mọi cuộc hội họp, hội thảo hay thảo luận và trong mọi lãnh vực. Điều cốt yếu là bạn cố gắng áp dụng chúng thường xuyên, chắc chắn bạn sẽ thấy kết quả cho nỗ lực của mình.
Trưởng Trần Điền có tật nói lắp và hơi dè dặt, nhưng nhờ thường xuyên điều khiển các buổi họp, nên đã trở thành một Thượng nghị sĩ nổi tiếng hùng biện. Tên rừng của Trưởng là Gà Hùng Biện.
Năm nguyên tắc căn bản:
Lắng nghe người khác
Đặt câu hỏi đúng cách
Gạt bỏ những gì ngoài đề tài
Tóm tắt những gì đã thảo luận
Nhắc lại những điều đã đúc kết
C. Lượng giá Buổi họp và hướng dẫn thêm
Trước khi Lượng giá buổi họp bằng một Biên bản, là người chủ tọa, bạn cần lưu ý đến 12 hướng dẫn dưới đây, bạn có thể coi như những gợi ý dành cho người điều khiển một buổi họp có thảo luận.
1. Khai mào thảo luận
Đối với bất cứ công việc gì, giai đoạn khởi đầu bao giờ cũng rời rạc và mất nhiều thời gian hơn giai đoạn giữa. Để tránh tình trạng này, trước khi khai mạc buổi họp, bạn hãy chuẩn bị cách thức đưa các tham dự viên vào cuộc thảo luận ngay, đừng để khoảng trống quá lâu sẽ ảnh hưởng đến tiến trình buổi họp.
Khi đã bước vào phần thảo luận, bạn nên tóm lược đề mục và đặt ra những câu hỏi gợi ý, hoặc nêu lên những trường hợp điển hình, để mọi người hiểu rõ vấn đề và có thể lên tiếng ngay khi bạn dứt lời. Bạn cũng có thể đặt thẳng câu hỏi cho một tham dự viên nào đó “xin ông cho biết ý kiến…” hoặc “ông nghĩ sao về vấn đề này…”
Bạn cũng có thể xử dụng loại câu hỏi liên kết, đưa ra nhiều câu hỏi khác nhau về những vấn đề khác nhau. Mục đích đẩy cuộc thảo luận vào trớn, và khi nó đã “lăn bánh” rồi thì chẳng còn gì là khó khăn nữa.
2. Kìm hãm thảo luận
Khi đề tài thảo luận có tính cách nhạy cảm và đụng chạm cá nhân thì cuộc thảo luận có thể trở thành gay go và dễ thành to tiếng. Rơi vào trường hợp này thì dễ lạc đề và kéo dài bất tận. Với tư cách chủ tọa và với một ít nhạy bén, bạn có thể kéo cuộc thảo luận trở về nội dung chính.
Là chủ tọa, bạn tuyệt đối không chỉ trích bất cứ cá nhân nào, bạn cũng không nên đứng về phía nào khi có những ý kiến trái chiều, mà hãy tìm những điểm tương đồng trong những ý kiến ấy hoặc đặt câu hỏi làm gián đoạn tranh chấp, rồi nhắc nhở các tham dự viên về mục đích chung.
Trong Hướng đạo có thói quen dùng bài hát hoặc băng reo làm “hạ nhiệt” các cuộc tranh luận. Khi mọi người không có cùng một ý nghĩ, thì hãy làm cho họ có chung một tiếng hát hay cùng chia sẻ với nhau một nụ cười. Rồi mọi vấn đề sẽ trở nên đơn giản.
3. Giơ tay phát biểu
Trước khi bắt đầu cuộc thảo luận, bạn nên nhắc lại nguyên tắc: ai muốn phát biểu thì phải giơ tay. Tại bất kỳ buổi họp nào, lớn hay nhỏ, kỹ thuật này cũng nên được áp dụng. Vì nó nói kên tính kỷ luật của buổi họp, đồng thời ngăn chặn những ý kiến cắt ngang khi người khác đang phát biểu.
Nhờ nguyên tắc này bạn có thể năm được thứ tự kẻ trước người sau, và còn giúp cho những người dè dặt có cơ hội phát biểu ý kiến của họ. Khi có người giơ tay, bạn ghi tên vào danh sách phát biểu và ra dấu cho họ biết là bạn đã ghi nhận. Khi mời một người phát biểu bạn cũng nên nói thêm: sau phát biểu của ông A, đến lượt ông B rồi ông C … như vậy những người sắp phát biểu có thời gian chuẩn bị ý kiến và sẽ tiết kiệm được thì giờ cho buổi họp.
4. Vị trí trung tâm
Trong bất cứ cuộc hội họp hay hội thảo nào, người chủ tọa phải thấy rõ tất cả các tham dự viên và ngược lại. Bạn cần ngồi ở chỗ nào để thấy rõ điệu bộ của ông D đang nhấp nhổm muốn phát biểu mà chưa dám đưa tay, hoặc biết ngay ông H đang sốt ruột chờ đến phiên mình.
Chỗ ngồi lý tưởng cho chủ tọa là đầu cùng nếu bàn hình chữ nhật, nếu bàn họp hình tròn thì bạn ngồi hơi thụt lại phía sau một chút để có thể nhìn rõ hai người ngồi kế bên. Với vị trí này không ai thoát khỏi ánh mắt quan sát của bạn.
5. Chắm chú lắng nghe
Nếu bạn muốn cuộc hội thảo mang lại kết quả tốt đẹp như ý, và các tham dự viên đều thoải mái dễ chịu, bạn hãy nhìn thẳng vào người đang phát biểu và chăm chú lắng nghe. Chăm chú thực sự bằng cách gật gù sau mỗi vấn đề người khác vừa phát biểu, thỉnh thoảng thốt lên vừa đủ nghe: “Vâng - Đúng thế - Hay quá …” cũng có thể đôi khi chen vào một câu hỏi ngắn khi người đang nói ngừng để lấy hơi. Đấy là những dấu hiệu khiến cho người đang phát biểu cảm thấy mình được chú ý lắng nghe.
Ngay trong các giao tiếp thường ngày: “lắng nghe người khác là món quà tặng cho người ta mà mình không mất tiền mua …”
Trong khi người khác đang phát biểu, mà bạn chỉ vểnh tai nghe, im lặng hoặc đưa mắt qua cửa sổ nhìn mây bay, hai tay mân mê tập hồ sơ trước mặt. Chỉ cần làm như thế một lát thôi, người phát biểu sẽ mất hứng thú, cảm thấy lạc lõng và vô vị… ông ta sẽ cố phát biểu thật nhanh cho xong với sự tức giận.
6. Ngăn chặn ý kiến
Trong các buổi họp, thỉnh thoảng có người thích nói, hay nói (chứ không phải nói hay) thích khoa trương dai dẳng những kiến thức ngoài đề.
Mọi người thấy phiền toái khó chịu, nhưng bạn là chủ tọa, bạn hãy để ông ta phát biểu. Đến một lúc nào đó ông ta bắt buộc phải ngưng lại … để thở … để lấy hơi. Chính vào lúc đó bạn phải ngăn chặn ngay: “Thưa ông R nếu tôi không lầm thì ý ông là…” sau khi tóm lược ý kiến của ông ta rồi, bạn yêu cầu người khác cho ý kiến về nội dung phát biểu của ông R. hoặc đề nghị người kế tiếp phát biểu.
Làm như thế bạn đạt được ngay hai kết quả: chấm dứt được phát biểu của ông R và chính ông ta cũng thỏa mãn vì ý kiến của mình được đem ra thảo luận… Nhưng nếu bất ngờ ông R lại bắt đầu cho thêm ý kiến nữa, thì bạn lập tức nhắc nhở ông ta phải theo thư tự kẻ trước người sau bằng cách giơ tay.
Cũng còn một cách khác tạm gọi là “thẻ vàng”. Trường hợp một tham dự viên nào đó phát biểu quá dài, bạn chỉ cần giơ tấm thẻ có viết chữ “Chỉ còn nửa phút” trước mặt ông ta, người đó sẽ hiểu là mình sắp hết giờ phát biểu.
7. Đưa ra kết luận
Sau mỗi đề mục được đem ra thảo luận, chủ tọa phải đúc kết trước khi bước sang vấn đề khác. Điều này nghe hợp lý nhưng trên thực tế không đơn giản, bởi có những vấn đề qua thảo luận chưa hoàn toàn dứt điểm.
Nếu gặp trường hợp trên, bạn vẫn phải đưa ra một kết luận tạm thời: “Thưa qúy vị, chúng ta phải tạm chấm dứt thảo luận vấn đề này tại đây. Tất cả chúng ta đã đồng ý phần a, b… chúng ta sẽ bàn tiếp phần c, d… vào phiên họp kỳ tới…” Đây là kết quả tuy tạm thời nhưng rõ ràng. Nếu bạn không đưa ra kết quả tạm thời này thì kỳ họp tới có thể sẽ phải thảo luận lại từ đầu.
8. Chọn trường hợp mẫu
Trong trường hợp có những vấn đế phức tạp liên quan đến toàn thế, hoặc vấn đề rộng rãi và nan giải, mà trong một buổi họp có thể khó tìm được quan điểm chung. Bạn hãy chọn một phòng ban, một đoàn hay một đội làm thí điểm để đưa ra thảo luận trước. Quốc hội các nước thường xử dụng giải pháp này, các vấn đề phức tạp được họp ở ủy ban, hoặc chuyên môn trước khi đưa ra phiên họp khoáng đại để biểu quyết.
Kết quả của buổi họp này dù không phải là kết luận hay quyết định chung, nhưng nó giúp cho bạn có được một cái nhìn tổng quát vấn đề, những thuận lợi và bất lợi. Khi đề tài được đưa ra thảo luận tại buổi họp chung, bạn sẽ dễ dàng điều hành thảo luận, đôi khi chỉ cần sửa đổi hoặc bổ sung chi tiết để trở thành quyết định chung.
9. Phương pháp giả thử
Khi bạn muốn vượt qua một vấn đề đang bế tắc, hoặc bạn còn thiếu dữ kiện cho một vấn đề, hay bạn tính tới việc chọn lựa một phương án giải quyết khác… Bạn hãy áp dụng phương pháp “giả thử” trái ngược: – Nếu như… Sẽ ra sao nếu… Giả thử như… Chắc chắn có nhiều trường hợp bế tắc được thông qua dễ dàng.
Đơn vị của bạn có chương trình tổ chức buổi liên hoan tất niên, mọi chuyện đang tiến hành tốt đẹp thì người phụ trách phòng ốc cho biết khó có thể tìm được địa điểm thích hợp trong lúc này, vậy là bế tắc. Bạn hãy mạnh dạn đưa ra một giải pháp: Giả thử chúng ta tìm được địa điểm thích hợp rồi, thì chúng ta phải làm gì kế tiếp? Vậy là cuộc thảo luận lại tiếp tục, chuyện phòng ốc sau đó được giải quyết dễ dàng.
10. Phương pháp cộng trừ
Khi gặp phải một đề nghị hay một đề tài thảo luận mà bạn phải cân nhắc lợi hại để quyết định. Bạn nên dùng phương pháp cộng trừ (+/-) yêu cầu các tham dự viên phát biểu ý kiến cho biết những điểm thuận lợi và những điểm bất lợi về một giải pháp hay một vấn đề. Bạn ghi lại những thuận lợi về phía cộng, những bất lợi về phía trừ và đừng vội đánh giá từng điểm, hãy để cho các tham dự viên phát biểu xong, lúc đó mới đưa ra cân nhắc để đi đến quyết định.
Để áp dụng phương pháp này, bạn cần chú ý một điều: mời các tham dự viên đưa ra những thuận lợi trước, rồi sau đó mới đề cập đến những bất lợi, đừng nhảy từ thận lợi sang bất lợi rồi lại trở về thuận lợi… Bởi vì người ta vẫn có cảm giác dễ dàng khi từ các điểm thuận lợi tìm ra các bất lợi, nếu từ các bất lợi mà cố tìm ra các thuận lợi thì khó khăn hơn. (chê bai cái tốt thì dễ hơn là bào chữa cái xấu)
11. Phương pháp động não
Có những đề tài hay vấn đề mà thảo luận mãi vẫn chưa đưa đến kết quả, hoặc khi bạn muốn có thật nhiều ý kiến về một đề tài nào đó thì nên dùng phương pháp “động não”. Phương pháp này gồm năm điểm: 1) mọi ý kiến đều được phát biểu 2) ưu tiến số lượng hơn phẩm lượng 3) cần nhiều đề nghị giải quyết 4) được phép bổ túc ý kiến người khác 5) không được phép chỉ trích người khác.
Mọi ý kiến đều được ghi lên bảng, sau đó gạn lọc và gạch bỏ những ý kiến không cần thiết, rồi tuần tự thảo luận những ý kiến còn lại đã được đa số chọn lựa. Phương pháp này có tác dụng bắt mọi người phải tập trung theo dõi và đóng góp ý kiến, nên mọi vấn đề đều có thể tìm ra giải pháp, sớm muộn chỉ còn là vấn đề thời gian.
12. Phương cách xử thế
Trong bất cứ một buổi họp hay buổi thảo luận nào cũng có những tham dự viên ù lì không chịu phát biểu, hoặc có người thích đóng góp ý kiến dù chưa nắm vững đề tài. Bá nhân bá tính. Là một người chủ tọa, bạn phải luôn “để ý” đến mọi thành phần.
Người chủ tọa nhiều khi phải nâng đỡ hoặc bảo vệ tham dự viên. Bạn phải hạn chế bớt những người thích nói và luôn động viên những kẻ nhút nhát. Buổi họp thành công khi chủ tọa giữ được trật tự và khi mọi người có cơ hội đóng góp ý kiến. (xin xem thêm phần Phụ lục)
D. Lượng giá Buổi họp và lập biên bản
Để có thể lượng giá buổi họp, thì một trong những điều phải làm là lập Biên bản. Dựa vào biên bản người ta thấy được buổi họp diễn tiến ra sao, thành công hay thất bại, các đề tài nào đã được đem ra thảo luận và kết quả thế nào.
1. Lập biên bản
Có nhiều loại biên bản hội họp, nhưng có thể xếp vào hai loại chính: biên bản chi tiết và biên bản tổng kết. Các phiên họp quan trọng như Quốc hội hay Tòa án mới cần ghi chi tiết các ý kiến phát biểu và những phản bác lập luận của từng cá nhân. Các buổi hội họp thường chỉ cần một biên bản tổng kết, ghi lại những điểm nào đã được các tham dự viên thảo luận và thông qua, không ghi các ý kiến cá nhân, trừ trường hợp có sự yêu cầu của tham dự viên.
Trước phiên họp, bạn cần phải chỉ định hoặc đề nghị một thư ký cho buổi họp để làm biên bản. Sau mỗi vấn đề đã được thảo luận và biểu quyết, bạn cho ngừng chốc lát để nhắc lại cho tất cả cùng nghe và có thể lập tức sửa lại nếu có sai sót, đồng thời thư ký ghi chép vào biên bản. Là người chủ tọa, bạn không được phép kiêm nhiệm việc này, bất cứ trong trường hợp nào và với bất cứ lý do gì.
Tóm lại: Một biên bản đầy đủ cần ghi rõ Địa điểm, Ngày giờ họp, Chủ tọa, Thư ký và các Tham dự viên. Các đề mục thảo luận và Kết quả cho từng đề mục.
2. Phân chia nhiệm vụ
Trong biên bản phải ghi rõ tên người lãnh trách nhiệm cho từng đề mục và thời hạn phải hoàn tất. Không nên ghi chung chung mục này toàn thể đồng ý thay đổi hoặc nhất trí thông qua, mà nên ghi rõ: “Ông T chịu trách nhiệm hoàn tất việc bổ xung những thiếu hụt từ nay đến ngày 15-09”. Viết rõ như thế thì người lãnh trách nhiệm khỏi “quên” và việc đôn đốc kiểm tra cũng dễ dàng.
3. Thời hạn hoàn tất
Biên bản nên được hoàn tất ngay sau buổi họp, it nhất là bản thảo, nên nhắc lại những điểm chính và Thời hạn bao lâu các tham dự viên nhận được Biên bản.
PHỤ LỤC
Trong các buổi hội họp thường có nhiều thành phần tham dự viên khác nhau, tùy theo cá tính của mỗi người, chủ tọa cần có phương cách đối xử thích hợp. Sau đây tôi nêu ra 9 loại tham dự viên, kèm theo hướng dẫn giúp bạn xử sự khi gặp:
a. Loại hay cãi: nóng tính (mời ngồi bên chủ tọa) hay công kích người khác (nhắc lại đề tài thảo luận) thích tranh luận (xin bàn vào vấn đề cụ thể) thiếu chiều sâu (yêu cầu cho thí dụ) …
b. Loại tích cực: làm nhiều nói it (nhờ giúp một công việc cụ thể cho buổi họp) có chiều sâu kiến thức (đưa họ xen vào cuộc thảo luận) luôn để ý đến khía cạnh tích cực (mời họ phát biểu khi có kẻ quá khích) điềm đạm, trầm tĩnh (mời họ mở màn thảo luận)…
c. Loại ta đây: rất nhiều ý kiến (hạn chế thời gian phát biểu) chuyện gì cũng muốn nêu ý kiến (hạn chế số lần phát biểu) thích lên mặt với người khác (xử dụng câu hỏi đóng) luôn cho mình là uyên bác (yêu cầu cho thí dụ cụ thể)…
d. Loại hay nói: nói liên tu bất tận (xử dụng thẻ vàng) cướp lời người khác (cắt ngang để tóm tắt ý kiến) thích khoa trương (nêu câu hỏi cụ thể) luôn cường điệu ngoa ngôn (đặt liên tiếp các câu hỏi đóng) nói tràng giang đại hải (nhắc lại quy định về thời gian phát biểu)…
e. Loại nhút nhát: dè dặt ít nói (đặt câu hỏi gợi ý) thụ động không phát biểu (cho biết sẽ đến lượt họ) thiếu tự tin sợ nói sai (đưa ra thí dụ từ công việc của họ) nhạy cảm dễ giận (khen ngợi ý kiến của họ)…
g. Loại tiêu cực: chỉ nhìn thấy cái khó và bất lợi (đề cập đến trách nhiệm của họ) luôn chỉ trích (hỏi về kinh nghiệm đương sự) luôn từ chối mọi sự (yêu cầu họ cho biết lý do) cái gì cũng không thể được (yêu cầu họ cho giải pháp thay thế)…
h. Loại an phận: thụ động ai sao tôi vậy (tìm cách khiêu khích) biếng nhác lười dấn thân (nhắc đến những khả năng của họ) lười suy nghĩ khó thuyết phục (yêu cầu ông ta cho ý kiến cụ thể) bàng quang cứng đầu (đưa thí dụ thuộc phạm vi của ông ta)…
i. Loại kiêu kỳ: kiêu hãnh ngạo mạn (nhờ trình bày giúp một vấn đề) hay châm biếm mà dễ tự ái (coi như không nghe thấy họ nói gì) dễ tức giận hay quan trọng hóa vấn đề (phải bình tĩnh không nóng vội với họ)…
k. Loại thắc mắc: luôn luôn đặt câu hỏi (chuyển câu hỏi của ông ta đến các tham dự viên) tạo hỏa mù gây xáo trộn (yêu cầu ông ta giải thích lại câu hỏi của mình) đưa ra những câu hỏi hóc búa (đặt câu hỏi ngược lại) thích mập mờ (yêu cầu họ cho ý kiến riêng)…
Các kỹ thuật hành xử trên đây chỉ là hướng dẫn đề nghị, trong mọi trường hợp bạn chỉ cần nắm vững kỹ thuật đặt câu hỏi thôi cũng đủ “đối phó” với các tình huống khác nhau.
Tuy nhiên, có khi bạn bị bế tắc không còn điều khiển được cuộc thảo luận, bạn hãy nhớ